O Secretário Executivo como Gestor da Informação

Nós, secretários, ao assessorarmos devemos conhecer a dinâmica da organização, a sua estrutura e a possibilidade de influenciar de forma consciente e eficaz nas decisões de seus gestores. Tudo isso é possível ou poderá ser executado com mais eficiência ao fazer uso da Gestão da Informação e da Gestão do Conhecimento.

Nossas atividades de secretariado estão diretamente relacionadas ao manuseio da informação e ao uso do conhecimento sendo adaptadas às necessidades dos gestores e ao perfil da entidade. Para aqueles que não sabem, foi definido por Lei como atribuição de Secretário Executivo coletar informações para atingir os objetivos e metas das entidades.

"A maneira como você coleta, gerencia e utiliza as informações determina se você vai vencer ou perder." (Bill Gates)

O emprego da Gestão da Informação, nas atividades secretariais, possibilita maior controle dos dados, agilidade na busca de informações, economia de recursos financeiros, armazenamento seguro, confiabilidade e agilidade. Faz-se necessário estabelecer algumas ações na Gestão da Informação como:

• definir, avaliar, estruturar e validar a informação;
• criar regras e práticas comuns;
• criar referências, aplicar ferramentas que democratizem a informação;
• certificar que as referências estão sendo utilizadas por quem de direito;
• desenvolver ferramentas de orientação;
• definir regras de circulação e de prioridades de acesso à informação.

Atualmente existem diversos métodos e ferramentas que nos proporcionam aplicar essas ações no campo das atividades secretariais:

• criação dos fluxos da informação na instituição;
• uso de recursos ou aplicativos tecnológicos;
• mapeamento e padronização dos arquivos físicos e digitais;
• automatização dos arquivos físicos;
• estabelecimento de rotina de disseminação da informação;
• elaboração de estratégia conseguir informações úteis e de interesse do usuário;
• desenvolvimento de sistemas e ferramentas de apresentação;
• análise e acompanhamento do impacto da viabilização da informação quanto à redução de custos.

Exercemos o papel de gestores da informação, controlando o volume de informações internas e externas recebidas diariamente, possibilitando facilitar a vida de todos a sua volta, principalmente de seu gestor. Cabe ao secretário associar a informação ao seu devido uso, fazer leituras subliminares de situações para extrair informações e contextualizá-las, classificá-las de acordo com o grau de sigilo e de importância, dar o seu devido tratamento para repassar aos interessados que precisam tomar uma decisão.

Saber usar a informação de forma eficaz representa oportunidades para empresa que poderá utilizá-la como importante ferramenta no processo de tomada de decisão, permitindo identificar problemas e tendências.

O Secretário Executivo contemporâneo tornou-se um elemento fundamental na empresa como cogestor, pois detém a informação necessária para tomada de decisões e gera lucro por meio de inovações que são conquistadas através do conhecimento.

Vamos valorizar a nossa profissão, pois somos muito mais importantes do que possamos imaginar.